Bijlage 4: Werken in projectgroepen

3.1 Taken, rollen en verantwoordelijkheden

Bij een project krijg je een opdracht zoals: “schrijf een marketingplan, ontwerp een nieuw product, stel een beleidsplan op”. Zo’n opdracht is een situatie die je tegen kunt komen in de beroepspraktijk. Meestal heeft de opdrachtgever een probleem, waarbij hij een team van adviseurs inhuurt om het op te lossen. Door met een projectteam het probleem aan te pakken, te analyseren en op te lossen leer je op een realistische manier het beroep in de vingers te krijgen.

De opbouw van een project ziet er grofweg als volgt uit. Je gaat eerst het beroepsprobleem goed analyseren. Vervolgens ga je uitwerken hoe je het probleem gaat aanpakken en welke werkwijze en informatiebronnen  je hiervoor gaat gebruiken. Dat leg je dan vervolgens in een plan van aanpak voor aan je opdrachtgever. Daarna ga je samen aan de slag met de uitwerking van het plan en lever je het gewenste beroepsproduct op. Tenslotte evalueer je het eindproduct (de oplossing van het probleem) en de wijze waarop je daartoe gekomen bent.

De projectgroep

Een projectgroep bestaat uit drie tot vijf personen. De projectgroep is verantwoordelijk voor de voortgang en de resultaten van het project. Je organiseert als projectgroep zelf  de planning en de interne communicatie. Je verdeelt samen het werk en ziet toe op het uitvoeren daarvan. Je zorgt voor een goede samenwerking door vooraf duidelijke afspraken met elkaar te maken en elkaar daaraan te houden. Tijdens het project beoordeel je elkaar ook op je competentieontwikkeling op het gebied van samenwerken in projecten.

De  individuele projectleden

Als individueel projectlid ben je verantwoordelijk voor de omvang en kwaliteit van je eigen inbreng in het project. Je inhoudelijke bijdragen aan de uitvoering van de projectopdracht worden in de eerste plaats verwerkt in het gezamenlijke eindproduct. In de tweede plaats gebruik je deze bijdragen voor het individuele  reflectieverslag dat je als afsluiting van het project schrijft. In dit reflectieverslag dien je zowel je inhoudelijke bijdrage aan het project als ook je bijdrage aan het groepsproces te verantwoorden. Tijdens het project werk je namelijk ook aan de ontwikkeling van je competenties op het gebied van samenwerken en je eigen specifieke actiepunten daarbinnen. Hierover lees je meer in het laatste deel van deze handleiding.

 De projectbegeleider

Een projectbegeleider heeft twee belangrijke functies: het bieden van ondersteuning gedurende het project en het beoordelen van het projectresultaat en de competentieontwikkeling na afloop van het project.

De ondersteuning bestaat uit coaching van de projectgroep. De projectbegeleider ondersteunt de projectgroep door jullie  te helpen om de goede vragen te stellen en  de vragen om te zetten in activiteiten die antwoorden geven op de vragen. De projectbegeleider zal de samenwerking stimuleren door jullie  te helpen elkaar aan te spreken op gemaakte afspraken. De projectbegeleider ondersteunt ook inhoudelijk door middel van feedback op de geleverde prestaties of producten. Hij wordt steeds door de groep geïnformeerd over de voortgang van het project, waardoor hij problemen kan signaleren en suggesties kan doen voor de aanpak van deze problemen. Tevens coacht de projectbegeleider je op de  voortgang van je individuele competentieontwikkeling tijdens het werken aan het project.

 De projectbegeleider is daarnaast de beoordelaar van het gezamenlijke eindproduct en van de  individuele reflectieverslagen, waarin je individuele bijdragen aan het project en je competentieontwikkeling verantwoord worden.

3.2 De fasering van het project

Elk project bestaat uit vier fasen: de oriëntatiefase, de ontwerpfase, de uitwerkingsfase en de evaluatiefase. De vier fasen zullen niet allemaal evenveel tijd bestrijken. Het grootste gedeelte van de tijd zal door de uitwerkingsfase in beslag genomen worden. De uitwerkingsfase verloopt het meest efficiënt als de oriëntatie‐ en ontwerpfase goed doorlopen worden.

Documenten voor de opdrachtgever	Documenten voor het leerproces
Oriëntatiefase
Probleemanalyse	Samenwerkingscontract
Ontwerpfase
Plan van aanpak	Individuele registratie van werkzaamheden
Uitwerkingsfase
Conceptversie Eindproduct	Individuele registratie van werkzaamheden
Evaluatiefase
Evaluatierapport/Reflectieverslag Individueel  reflectieverslag

                                 

 

Fase 1: Oriëntatiefase (week 1-2)

Samenwerkingscontract

In de oriëntatiefase maakt de projectgroep eerst duidelijke afspraken met betrekking tot de samenwerking. De gemaakte afspraken worden vastgelegd in het samenwerkingscontract. Dit contract geeft duidelijkheid over de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de verschillende projectgroepleden. Het gaat om afspraken over wanneer en hoe je elkaar kunt bereiken, hoe jullie bepaalde informatie onderling gaan uitwisselen, op welke wijze jullie buiten de geplande bijeenkomsten met je projectbegeleider gaan  communiceren enz. Je maakt daarnaast een planning van de momenten waarop je als projectgroep met  elkaar vergadert. Verder leg je vast welke afspraken gelden binnen de projectgroep. Deze afspraken kunnen betrekking hebben op de aanwezigheid van projectgroepleden, de bereikbaarheid van de leden, de individuele voorbereiding voor en deelname tijdens bijeenkomsten, specifieke rollen tijdens de vergaderingen enz.

Het is bij al deze onderdelen van belang om niet alleen de afspraken te beschrijven, maar vooral ook de consequenties wanneer een projectgroeplid zich niet aan de afspraken houdt. In bijlage 8 is een mogelijke opzet voor het samenwerkingscontract opgenomen.Het samenwerkingscontract wordt ingeleverd bij de projectbegeleider, die er ook feedback op zal geven.

Probleemanalyse

Het feitelijke project start in deze fase met het verstrekken van de opdracht door de opdrachtgever. In de regel formuleer je vervolgens  in een probleemanalyse wat je hiervoor precies gaat onderzoeken, op welke manier en met welk doel. Dit betekent dat je voor de opdrachtgever het managementprobleem, het onderzoeksprobleem en de onderzoeksdoelstelling van het project moet formuleren. Vervolgens bepaal je de onderliggende onderzoeksvragen.

Om jullie bij je eerste project op weg te helpen zijn deze in de projectopdracht al grotendeels voor jullie uitgewerkt. Pak de opdrachtbeschrijving er tijdens het project wel regelmatig bij om te kijken of je nog steeds op de goede weg zit!

Fase 2: Ontwerpfase (week 2-3)

Plan van aanpak
 In de ontwerpfase gaan jullie meer inhoudelijk met de opdracht aan de slag. Daartoe schrijf je een plan van aanpak. Het plan van aanpak voor een project bevat een planning van alle activiteiten die nodig zijn om de opdracht uit te voeren. Ook maak je een duidelijke taakverdeling per persoon. Dit is nodig in verband met de individuele verantwoording in je reflectieverslag. Het is daarom van belang dat je gedurende deze fase de individuele registratie van je werkzaamheden goed bijhoudt.

 In de planning wordt heel concreet aangegeven welke activiteiten in welke volgorde uitgevoerd moeten worden om de onderzoeksvragen te kunnen beantwoorden. Bij elke activiteit wordt aangegeven wie deze gaat uitvoeren, wanneer en hoe. Je geeft ook aan welke bronnen en leermiddelen daarvoor gebruikt worden. Hoe concreter je de taken vertaalt in acties en stappen, des te groter is de kans dat alles ook echt gebeurt.

Stappen/ activiteiten	Bronnen/leer-middelen	Verantwoordelijke	Start	Klaar	Kosten/ uren

Fase 3: Uitwerkingsfase (week 4 - 10)

In deze fase gaan jullie het plan van aanpak praktisch vertalen en uitvoeren. De taken zijn verdeeld en ieder voor zich gaat de taken uitwerken die hij gekregen heeft. De uitwerkingen worden aan elkaar toegestuurd en tijdens de bijeenkomsten met elkaar besproken. Gedurende deze fase is het heel belangrijk om regelmatig inhoudelijk feedback te geven op elkaars individuele stukken en activiteiten. Op deze manier zorg je ervoor dat het eindproduct ook een samenhangend geheel wordt.

Conceptversie

Na ongeveer driekwart van de tijd die voor het project staat, lever je een conceptversie van het eindproduct aan. Hierin worden alle tot dan toe gemaakte bijdragen van de projectgroepleden tot één geheel samengevoegd. Het is aan te raden om één groepslid de redactie te laten voeren en de verschillende onderdelen tot één samenhangend geheel te laten samenvoegen.

De conceptversie van het eindproduct wordt besproken met de projectbegeleider.

Eindproduct

Wanneer de conceptversie is besproken en door de projectbegeleider van feedback is voorzien, worden in het laatste deel van de uitwerkingsfase de nodige aanpassingen gedaan. De afronding van het project bestaat uit het creëren van een professioneel eindresultaat waarin alle onderdelen goed op elkaar zijn afgestemd. Vervolgens wordt het definitieve eindproduct overhandigd aan de projectleider.

Het uiteindelijke oordeel van de projectbegeleider wordt voorzien van een schriftelijke toelichting.

 

Fase 4: Evaluatiefase (week 11-12)

Reflectieverslag

In de laatste fase richt je je op het schrijven van een evaluatie in de vorm van een individueel reflectieverslag. In het individuele verslag reflecteer je zowel op je eigen bijdrage aan en functioneren binnen het projectteam als ook op de ontwikkeling van je individuele competenties op het gebied van samenwerken binnen projecten.

In het volgende deel van deze projecthandleiding vind je de benodigde informatie voor het werken aan je competentieontwikkeling.

Naar boven