Bijlage 7: Tips voor vergaderen en voorzitten
De voorzitter
Taken van de voorzitter: algemeen
- de zorg voor de agenda en (evt.) bijbehorende stukken
- de zorg voor alle formaliteiten
- de bewaking van de vergaderstructuur (aankondigen van agendapunten etc.)
- de zorg voor een goed verloop van de discussie
Taken voor de vergadering
- oriëntatie op de deelnemers
- agenda opstellen en tijdig verspreiden onder de deelnemers
- agendapunten voorstructureren (taken goed voorbereiden!)
- oriëntatie op vergaderprocedures (stemmingen e.d.)
- afspraak met notulist maken (manier van notuleren, bijv. verslag of actielijst maken)
Taken tijdens de vergadering
- vergadering openen: welkom heten en bespreking van de agenda
- agendapunt inleiden: precies aangeven wat het doel en het belang is van de bespreking ervan
- structuur vasthouden:
- woordenbrij kort samenvatten
- afdwalingen signaleren en teruggaan naar het onderwerp
- voorbarige opmerkingen naar later verschuiven
- ideeën of commentaren inventariseren
- de deelnemers stimuleren tot deelname (door middel van het stellen van inhoudelijke vragen, om voorbeelden vragen, doorvragen, persoonlijk aanspreken)
- meningsverschillen hanteren en consensus bereiken met de projectgroep en soms knopen doorhakken
Taken na de vergadering
- controle op de gemaakte notulen
- controle op de toezending van de notulen
- controle op de gemaakte afspraken
De notulist
- Geef per agendapunt de essentie weer, maak samenvattende notulen. Maar schrijf wel volledige zinnen, geen telegramstijl
- Notuleer afspraken en besluiten heel precies: zet bijvoorbeeld een %‐teken in de kantlijn (=afspraak / besluit), handig voor besluitenlijst aan het eind
- Bekijk van tevoren goed de agenda, maak een hoofdindeling voor de structuur van de agenda
- Maak onderscheid in hoofd‐ en bijzaken en vraag toelichting bij onduidelijkheden
- Geen namen, behalve van actienemers of sprekers met nadrukkelijk eigen standpunt
- Werk je aantekeningen zo snel mogelijk na de vergadering uit!
De deelnemers
Taken voor de vergadering
- oriënteren op de agenda
- oriënteren op de andere deelnemers
- oriënteren op de verschillende agendapunten
- de vergadering goed voorbereiden
Taken tijdens de vergadering
- meewerken aan de structuur: maak duidelijk hoe jouw bijdrage samenhangt met die van een ander
- sfeer zo werkbaar mogelijk houden
- goed luisteren (terugkoppelen dan pas reageren), helder zenden (kort, eenduidig en gestructureerd) en kritisch en constructief omgaan met evaluaties
- eventueel het geven van feedback aan de voorzitter
Taken na de vergadering
- notulen tijdig ophalen en controleren
- gemaakte afspraken nakomen
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|