Bijlage 5: Tips voor het werken in de projectgroep
Eerste bijeenkomst: kennismaken
Wijs eerst een voorzitter en een notulist aan. De voorzitter maakt een rondje en vraagt iedereen een aantal praktische gegevens, zoals naam, leeftijd, mailadres, mobiel nummer etc. Als nog niet iedereen elkaar kent, kan wat extra tijd worden besteed aan de kennismaking. De voorzitter moet erop letten dat iedereen aan de beurt komt.
Projectetiquette
- Meld je altijd van tevoren af voor een bespreking, wanneer je niet kunt komen.
- Wanneer je niet aanwezig bent geweest, vraag dan wat je kunt inhalen of doe zelf een voorstel voor wat je kunt inhalen. Neem daarin zelf het initiatief!
- Maak een probleem zo snel mogelijk bespreekbaar, eventueel met hulp van de projectbegeleider, en maak een plan voor het probleem.
- Leg ernstige problemen altijd voor aan de projectbegeleider.
- Praat niet over maar mét iemand.
- Je hoeft nooit iets te “pikken” wat je niet wilt.
- Wees eerlijk in het geven van feedback.
- Wees eerlijk in het ontvangen van feedback.
- Geef anderen ruimte om te reageren.
- Spreek altijd een nieuw tijdstip af.
- Geef iemand altijd een tweede kans.
- Geef iemand altijd eerst een waarschuwing en de mogelijkheid tot verbetering, voordat je de projectbegeleider inschakelt.
Problemen die de groep zelf oplost
- Te laat komen van een groepslid.
- Een groepslid komt een paar keer niet.
- Een groepslid doet geen voorstel om werk in te halen.
- Een groepslid heeft een taak niet af.
- Een planning wordt (gedeeltelijk) niet gehaald.
- Een groepslid houdt zich niet aan de gemaakte afspraken.
Problemen waarbij de projectbegeleider betrokken wordt
- Een groepslid is meer dan 20% van de tijd afwezig geweest.
- Een groepslid voert de taken meerder malen niet uit volgens de afspraken.
- De planning wordt niet gehaald, waardoor het eindtraject de mist in dreigt te gaan.
- Ernstige conflicten in de groep.