Bijlage 9 : Opbouw plan van aanpak
Als je een project moet uitvoeren, heb je vaak met veel verschillende factoren en mensen te maken. Om te zorgen dat het project overzichtelijk wordt en blijft en om te zorgen dat het project tot een goed einde wordt gebracht, schrijf je een plan van aanpak. In een plan van aanpak vertel je waarom je dit project gaat uitvoeren, hoe je dat wilt doen en wat je ermee wilt bereiken. Hieronder worden de verschillende onderdelen van een plan van aanpak besproken.
Elk plan van aanpak hoort bij een ander project. Elk project is anders en dus zal ook elk plan van aanpak er anders uitzien. Zorg ervoor dat jouw plan van aanpak past bij je project. De onderstaande indeling kun je aanpassen aan jouw wensen. Je kunt de kopjes bijvoorbeeld verder onderverdelen en zo een specifiek plan van aanpak schrijven voor jouw project.
Tip: Het is belangrijk dat iedereen die meewerkt aan het project, zich aan het plan van aanpak committeert. De kans op slagen zal daarmee flink toenemen. Hiervoor kan het helpen om een samenwerkingscontract samen te stellen en te laten ondertekenen door alle projectleden.
De opbouw van een plan van aanpak
Begin je plan van aanpak met een voorblad (titelblad) en inhoudsopgave. Op het voorblad staan de volgende gegevens:
| Titel Eventuele ondertitel Naam van het vak Naam van de docent Datum van voltooiing Naam van de auteur(s) Studentnummer(s) E-mailadres student(en) Opleiding |
Tip: zorg voor een zakelijke lay-out en dat het inhoudelijk correct is.
Na het voorblad volgt de inhoudsopgave. Zo krijgt de lezer een beeld van de grote lijn van de structuur. De inhoudsopgave is als volgt opgebouwd:
| Elementen |
Toelichting |
| Genummerde hoofdstukken |
Ieder onderdeel is een hoofdstuk |
| Literatuurlijst |
Dit is geen hoofdstuk maar een onderdeel |
| Bijlagen |
Zorg voor een informatieve titel, bij meer dan één bijlage nummeren |
Tip: zorg voor een overzichtelijke inhoudsopgave, is de opbouw van de hoofdstukken logisch?
Een plan van aanpak bestaat uit een aantal onderdelen.
1. De aanleiding voor het project/de probleemstelling
In dit onderdeel geef je achtergrondinformatie over het project. Je geeft een situatieschets en je omschrijft de aanleiding van het project. Vaak komt een project voort uit een probleem dat moet worden opgelost. Als dat zo is, dan omschrijf je hier het probleem en eventueel de oorzaken ervan. In dit onderdeel kun je ook de structuur van het plan van aanpak benoemen. Dat geeft de lezer duidelijkheid over wat hij kan verwachten. Let er op dat je de aanleiding niet verwart met de doelstelling, deze bespreek je pas onder het volgende kopje.
| Elementen probleemanalyse |
Toelichting |
| Situatieschets |
|
| Aanleiding |
|
| Probleemanalyse |
|
2. De doelstelling
Onder dit kopje vertel je wat je wilt bereiken met het project. Wat is het doel? Waartoe leidt het project? Het kan zijn dat een project meerdere doelstellingen heeft, noem deze dan allemaal. Vertel ook waarom het (voor de opdrachtgever) van belang is dat de doelen worden bereikt.
| Doelstelling |
|
3. De opdrachtbeschrijving
Hier vertel je precies wat de opdracht inhoudt. De opdracht vloeit voort uit de doelstelling(en) die je hiervoor hebt beschreven. Welke middelen ga je inzetten om dat doel of die doelen te bereiken? Meestal krijg je een duidelijke opdracht van een organisatie. Zorg dat de opdracht voor jezelf volledig duidelijk is. Wees bij de beschrijving van de opdracht ook zo specifiek mogelijk. Je beschrijft dus niet enkel de opdracht, maar ook de omvang van de opdracht, de manier waarop je zal rapporteren, het verwachte/gewenste resultaat enz. Als je een plan van aanpak schrijft voor een scriptie, vermeld je hier ook wat voor tussenproducten je op zal leveren. Ook als er beperkingen zijn die van belang zijn om te noemen, behandel je deze hier.
| Elementen opdrachtbeschrijving |
Toelichting |
| Wat |
Wat wordt er opgeleverd (definieer dit in concrete en/of meetbare resultaten)? |
| Wie |
Wie gaat het project uitvoeren? |
| Wanneer |
Wanneer wordt wat afgeleverd (eindproducten en/of deelproducten) |
4. De werkwijze
Nadat je hebt beschreven waarom je dit project doet, wat je ermee wilt bereiken en wat je precies gaat doen, beschrijf je hier hoe je dat gaat aanpakken. Je vertelt welke activiteiten je gaat ondernemen en wie en wat je precies nodig hebt. Je geeft dus ook aan wie er allemaal betrokken zijn bij het project en op welke manier. Hier bepaal je ook wat de projectgrenzen zijn: wat doe je wel en wat doe je niet. Je legt vast wat het werkgebied wordt (welke locatie, welke afdeling, welke bedrijfsprocessen etc.). Hier kun je ook vermelden hoe je de kwaliteit wilt gaan waarborgen tijdens het project, welke financiële middelen je tot je beschikking hebt en hoe de verdere organisatie verloopt.
| Elementen werkwijze |
Toelichting |
| Hoe |
Hoe ga je het project uitvoeren? |
| Werkgebied |
Leg de projectgrenzen vast: welke bedrijfsprocessen, afdelingen, locaties etc. |
| Activiteiten |
Welke activiteiten ga je ondernemen? |
| Tijd |
Hoe lang duurt een bepaalde activiteit, hoeveel manuren is er nodig? |
| Geld |
Wat is het budget? |
| Mensen |
Wie heb je nodig binnen het project en hoe vaak of hoe lang? |
5. De planning
Als laatste neem je in je plan van aanpak een projectplanning (activiteitenplanning) op. Zo verdeel je de taken onderling. In de projectplanning staat overzichtelijk (vaak schematisch) aangegeven wie wat wanneer doet. Wees kritisch en zorg dat je geen onderdelen vergeet. Je neemt bijvoorbeeld ook in de planning op wanneer er geëvalueerd wordt. Je kan er ook voor kiezen om de benodigdheden die per stap noodzakelijk zijn toe te voegen in het schema.